혹시 오늘 아침 스탭 미팅은 하셨는지? 했다면 어떤 얘기를 나누셨는지?

많은 치과들이 아직 미팅의 가치를 제대로 인식하지 못하고 있는 것 같다. ‘회의가 많은 회사는 망하는 회사’라는 말이 있고, 그 말이 부분적으론 맞을 수도 있지만, 매일 매일 환자들을 상대해야 하는 치과에선 규모에 관계없이 미팅은 많을수록 좋다. 효율적인 진료시스템을 위해서도 그렇지만, 병원의 성장이나 발전과 관련된 중요한 문제들을 전체적으로 검토할 시간을 가져야 하기 때문이다.

미팅을 새로 시작할 때는 ‘기본규칙을 미리 정하는 것이 중요하다’고 전문가들은 조언한다. 참가자들이 마음 놓고 이야기할 수 있어야 하고, 서로를 존중하며, 각자의 주장과 생각을 격려한다는 약속이 있어야 한다는 것.

이렇게 기본규칙이 정해졌으면 사회를 누가 볼 것인지도 정해야 하는데, 치과 내 회의는 대개 치과의사가 회의를 진행하지만, 토의주제가 특정 스탭의 지식이나 기술과 관련된 것이라면 그 스탭이 사회를 보는 것이 나을 수 있다.

일부 주제에 대해서는 팀원들이 돌아가면서 사회를 볼 수도 있다. 이러한 로테이션 방식은 소극적인 팀원들의 자신감을 키우고 리더십을 향상시키는 계기가 되기도 한다.
자 그러면 치과에서 일반적으로 고려해야 할 미팅에는 어떤 것들이 있을까? 병원관리 전문가들의 추천으로 치과에 당장 필요한 10가지 유형의 미팅을 소개한다.

내 치과에 필요한 10가지 미팅

1.아침미팅: 매일 아침 그 날 일정을 검토하고 밤새의 변화를 체크한다. 응급진료계획을 세우고 환자나 환자의 관심사에 대한 정보를 공유한다. 또 기공물의 진행 상태를 점검하고 그 날의 공지사항도 발표한다.

2.업무점검미팅: 한 달에 두 번씩 통상적인 병원운영상의 문제점들을 다루는 미팅이다. 장비고장, 추가지원이 필요한 부분, 병원 통계수치와 관련된 문제들, 각 파트별 애로사항이나 의사소통의 문제 등도 함께 다룬다. 현실적으로 닥친 문제들은 모두 토의주제가 될 수 있다.

3.즉석미팅: 팀내 커뮤니케이션이 긴급하게 요구될 때 자연스럽게 이루어지는 미팅. 대개 위기상황에서 소집되지만 목표달성을 축하하기 위해 갖기도 한다.

4.보험 및 의료관계법 검토미팅: 달라진 보험관련 내용이나 의료관계 법규를 다루는 미팅으로 필요에 따라 수시로 열린다.

5.심폐기능 소생과 응급환자 관리를 위한 미팅: 환자가 치료중 심장마비나 발작 혹은 위중한 상황을 맞았을 때에 대비하기 위한 미팅이다. 응급장비인 자동제세동기(AED)를 갖출 필요가 있으며, 이 미팅을 통해 위기상황이 오기 전에 준비하고 책임을 맡긴다.

6.큰 그림 검토미팅: 치과의 큰 그림을 그리기 위한 월간 미팅이다. 비전, 사명, 철학, 마케팅, 팀 강화, 목표달성 등의 전략계획수립이 주 의제가 된다.

7.분야별 미팅: 병원관리, 마케팅, 임상 등 치과의 각 업무분야를 다루는 분기별 미팅이다.

8.업무평가미팅: 과거와 현재의 성과를 토의하고, 미래의 계획과 기대 수준을 얘기하기 위해 직원별로 매년 한 번씩 갖는 미팅이다.

9.회기 말 평가미팅: 회계 담당자나 보험 담당자 등과 매년 한 번씩 갖는 미팅이다. 지난 회계연도의 실적을 검토하고 예산을 수립하며 수익과 손실을 토대로 치료비인상을 결정한다. 보너스와 급료 등 다음 회계연도와 관련된 재무적 결정도 이 자리에서 내린다.  

10.수련회: 과거와 현재를 평가하고 장차에는 어디로 나아갈 것인지를 토의하기 위해 일 년에 한 번씩 외부에서 수련회를 갖는다. 수련회에서는 전략계획은 물론 목표를 어떻게 달성할 것인지. 그 목표달성을 위해 누가 어떤 책임을 맡을 것인지를 정하고, 그 실행계획도 만든다.

미팅이 주는 즐거움 그리고 보상

미팅은 치과의 생산성을 높여주고 팀원 및 외부 모든 조력자들의 지혜를 하나로 묶어준다. 또 원장들은 미팅을 통해 병원을 제대로 운영하고 있다는 자신감을 얻는다.

전문가들은 잘 준비된 미팅은 조직 구성원들에게 즐거움을 주는 동시에 병원에도 성장을 가져다준다고 확신했다. 아직 미팅을 생활화 하지 못했다면, 당장 아침미팅부터 시작해보는 것이 어떨까?

이 아침미팅에서 나눌 얘기는 그날 하루의 모든 진료내용이 될 수도 있다. 가령, 일일생산계획, 미수금 관리, 스케줄 변경, 스탭 각자의 제자리 지키기, 빈 스케줄 관리, 당일 환자들의 특이사항, 환자의 다음 치료단계, 공지사항 등등처럼 말이다.